El buen funcionamiento de una empresa,independientemente de su tamaño, requiere deun equipo deprofesionales que, a través de sutrabajo, ayuden a la empresa a alcanzar losobjetivos marcados. Laorganización es clavepara llevar un buen negocio, por lo que la mayoríade las empresas tienen unasecretaria a cargo devarias funciones.

Con la llegada de la revolución digital, laprofesión no fue eliminada sino simplementetransformada; algode lo que hablaremos al finalde este artículo. Sin embargo, primero,averigüemos cuáles son los deberes deunasecretaria de empresa en industrias específicas,qué aprender para desempeñarse biencomosecretaria y cómo encontrar un trabajo desecretaria.

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Secretaria

Funciones
Comprobar la idoneidad de los documentos. A lolargo del día, una secretaria puede venir a trabajarcon unagran cantidad de documentos diferentes.Si estos documentos provienen de diferentesdepartamentos de laempresa, proveedores oclientes, entonces el secretario ejecutivo debecalificar la importancia de cadadocumento paraser gestionado por el mismo superior en orden deimportancia.

Crea una presentación. Los miembros del paneldeben presentar sus hallazgos orecomendaciones porescrito utilizandopresentaciones multimedia. El secretarioejecutivo debe asegurarse de que todoslosdocumentos presentados estén libres de erroresgramaticales u ortográficos. Si por alguna razóncreeque el contenido es inapropiado, puedediscutirlo con su gerente.
Organiza tu espacio de trabajo. El espacio detrabajo de la secretaria ejecutiva siempre debeestar limpio yorganizado para presentar unambiente preparado y profesional.
Bienvenidos a los que están por conocer aldirector. Si estás ocupado, dales un asientomientras esperany toman un café o un refrigerio.Ocasionalmente, el Secretario Ejecutivo puedetener la tarea deresponder correos electrónicosde empleados, proveedores o clientes de laempresa.
Mantenga la confidencialidad de lo que ve, lee oescucha en su oficina. Quizás la discreción deuna secretariaejecutiva sea lo que la mantengaen su puesto por mucho tiempo.
Recuérdele a su gerente diariamente su horarioen persona, por correo electrónico o a través delas redessociales

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Funciones realizadas por Las secretarias.

Contestar teléfonos, responder correoselectrónicos, recibir invitados, archivardocumentos y coordinarpagos y recibos son soloalgunas de las tareas que realiza una secretaria.

Para todas estas tareas, también puede recibirdiferentes tipos de documentos, calculardiferentes cuentas,mantener un calendario decitas así como los contactos profesionales quetiene su jefe, realizar lainformación necesariasobre el servicio o su escritorio.

Para poder realizar estas funciones de la formamás eficiente y eficaz, es fundamental que lassecretariastengan un conocimiento profundo deáreas como la contabilidad, la gestión o laofimática. En este últimoaspecto, esfundamental que dispongas de un mandoperfecto para programas como procesadoresdetexto, plataformas de mensajería o software degestión de bases de datos.

Por ejemplo:
“Quiero que tengamos una reunión en lospróximos días para analizar este caso. Por favorllame a misecretaria para concertar una cita”,“Le pediré a mi secretaria los trámites paraproceder a la firma delcontrato”, “Ayer hablé consu secretaria y me dijo que estaba enfermo

Varios puestos y funciones. Aunque un hombre o una mujer pueden desempeñarse como asistente administrativo, generalmente es una mujer quien realiza esta función. Por eso es mucho más común hablar de secretarias y no de secretarias. Entre los distintos tipos de secretarias que pueden existir, podemos destacar una que se conoce como secretaria privada. Como su nombre lo indica, es quien se encarga de cuidar todos los asuntos personales y privados del jefe, quien tiene autoridad. Sin embargo, en los EE. UU., un secretario es un funcionario a cargo de una agencia administrativa del gobierno. En este caso, un secretario es como un ministro: “El secretario de Comercio se reunió con el presidente para determinar qué medidas se tomarían ante el paro.

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